Få ut mer av Microsoft Outlook/Regelguiden

Skräppost

Med hjälp av regelguiden kan du få skräppost av olika slag att automatiskt flyttas bort från den vanliga Inkorgen. Antingen kan man ställa in så den oönskade posten flyttas till en speciell mapp eller så kan man göra så den direkt hamnar i papperskorgen. Den kan vara lite farligt att göra så det tas bort direkt eftersom Outlook kan råka felaktigt markera ett meddelande som skräppost.

Till att börja med kan du se till att man är i Inkorgen. Klicka sedan på menyn ”Verktyg” och sedan välja ”Regelguiden”. Väl där klickar du på knappen ”Ny” för att skapa en ny regel, då ska det komma upp ett nytt fönster där en massa olika alternativ kan väljas i en lista. För att få bättre överblick vilka funktioner som finns kan man klicka i ”Börja från en tom regel” om det inte redan är gjort. Sedan väljer man ”Kontrollera meddelanden när de anländer” och klickar på ”Nästa”. Där kommer en likadan ruta fast med nya alternativ valbara. Gå längst ner i listan och klicka först i villkoret ”som misstänks var skräppost eller komma från Avsändare av skräppost”. Det villkoret behandlar alltså meddelanden som Outlook direkt misstänker vara skräppost och alla meddelanden vars avsändare är med i Avsändare av skräppost-listan. Hur man lägger till en avsändare i Avsändare av skräppost-listan berättas det mer om längre ner i den här guiden.

Ett annat villkor som kan vara bra att kryssa i är ”som innehåller material som är olämpligt för barn eller från Avsändare av material som är olämpligt för barn”. Det är dock inte nödvändigt för att sortera bort skräppost. Det finns även för den här funktionen en manuell lista för Avsändare av material som är olämpligt för barn.

När villkoren är ikryssade kan man klicka på nästa igen och ännu en lista dyker upp. Nu ska man välja vart skäpposten ska flyttas. De alternativen som kan tänkas användas är ”flytta till mappen namn”, ”ta bort det” och ”ta bort det permanent”. Här väljer du helt själv hur du vill behandla din skräppost. Väljer du ”flytta till mappen namn” så måste du sedan klicka på det understrukna och markerade ordet ”namn” i texten under listan för att välja vilken mapp posten ska flyttas till. Om du redan har en mapp för skäppost väljer du bara den och klickar på ”Ok” och sedan ”Nästa”. Annars måste du först välja ”Ny…” och skapa en ny mapp för ändamålet. Vill du ”ta bort” eller ”ta bort permanent” är det bara att ta ”Nästa” direkt.

Nu får man upp en lista på undantagen du vill lägga till i din regel, det vill säga vilka meddelanden som absolut inte får flyttas tillsammans med skräpposten. Det finns många alternativ som kan passa att kryssa i här. Det är dock väldigt personligt vilka villkor som passar så jag kommer bara att beskriva hur man använder sig av ett av undantagen. Nämligen hur man ställer in så att ingen avsändares brev som är med i ens egen kontaktlista klassas som skräppost. För att göra det kryssar man i alternativen högst upp, alltså ”utom när det är från personer eller distributionslista”. När du kryssat i där måste du precis som när du väljer vilken mapp meddelanden ska flyttas till, välja vilken lista som ska gälla i undantaget. Klicka alltså på det markerade och understrukna ”personer eller distributionslista”. Nu får du upp en ny ruta. Välj vilken lista du vill visa kontakter ifrån i menyn, markera vilka kontakter från listan som undantaget ska gälla och klicka på ”Från ->”. Välj sedan ”Ok” och ”Nästa”.

Fyll i vilket namn du vill att regeln ska få i textrutan högst upp i fönstret, ett passande namn kan vara ”Skräppost”. Om du tror att du möjligtvis kan ha skräppost i Inkorgen kryssar du också i ”Kör denna regel nu på meddelanden som redan finns i Inkorgen”, se även till att ”Tillämpa regeln” är ikryssat och klicka på ”Slutför”.

Nu har du skapat regeln för bortrensning av skräppost. Det kan vara bra att lägga den regeln högst upp om du har andra regler i regelguiden. I annat fall klickar du bara direkt på ”Ok” och regeln är i bruk.

Tilldela kategorier baserat på innehåll

Leta först rätt på Regelguiden som ligger under verktyg. Tryck sedan ny och välj "Tilldela kategorier baserat på innehåll". Man kategoriserar meddelanden med ett visst ord eller namn i, t ex favoriter, sport och sådana saker. Sedan får man välja vilka villkor man vill ha med, som konto, ifall det är skickat från en viss person eller om brevet är markerat som prioritet eller nåt sådant. Efter det får man välja vad man ska göra när ett sådant brev skickas. Man kanske bara vill kategorisera brevet, spela upp ett ljud, starta ett program eller markera det. Sedan kan man lägga till ev. undantag.

Sortera e-brev från en viss person

För att skapa en särskild mapp för e-brev du får från en viss person skapar man först en mapp genom att gå in på Arkiv sen på Nytt sen klickar du på Mapp och döper den t ex till personens namn. Sen när du är klar med det går du in på Verktyg och sen regelguiden där efter klickar du på Ny och väljer skapa en regel från en mall. Välj mallen flytta nya meddelanden från någon sen går du vidare till rutan under och klickar på personer eller distributionslista. Där letar du reda på personen och sen klickar du på Från och sen på OK. Sen klickar du på namn och väljer mappen du gjorde tidigare.

---